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唁電（函）分為私人和正式兩類。在寫法上其共同點是：只限于哀悼，不涉及其他內容。措詞須表達出對死者的尊敬和悲痛的心情。內容簡單明了直接，防止累贅。

但私人和正式唁電（函）也有區別，如私人唁電（函）側重表達個人真實情感和傷感色彩，口語化一些；而正式唁電（函）則較莊重，格式較嚴謹，語言較規范。

在結構上，只須一個段落，篇幅要短。其內容包括：

提及某人逝世，并表示沉痛心情；

簡述死者個人品格、貢獻；

對死者親人表示慰問。

對唁電（函）一般應給予簡單答復。包括確認收到唁電（函），對對方的哀悼和同情表示感謝。